نرم‌افزار حسابداری شرکتی یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت دقیق امور مالی، حسابداری و گزارش‌گیری در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. این نرم‌افزارها با هدف تسهیل ثبت، پردازش و تحلیل اطلاعات مالی طراحی شده‌اند تا مدیران بتوانند با اتکا به داده‌های مالی دقیق، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری داشته باشند. در دنیای امروز که سرعت، دقت و شفافیت در مدیریت مالی اهمیت ویژه‌ای دارد، استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی به عنوان یک ضرورت برای هر کسب‌وکار حرفه‌ای شناخته می‌شود.
اصطلاح شرکت در معنای عام تجارت به معنی اداره کردن یک کسب و کار به شیوه خصوصی یا غیردولتی است. نرم افزارهای حسابداری برای مدیریت منابع مالی و تهیه گزارشات جهت استفاده ذینفعان داخل و خارج از شرکت سال‌هاست که جایگاه خود را در سیستم حسابداری شرکت‌ها تثبیت کرده‌اند.
نام نرم‌افزار حسابداری شرکتی بارها و بارها به گوش همه ما خورده است؛ اما نرم‌افزار حسابداری شرکتی چیست؟ چه تفاوتی با نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی دارد؟ انواع نرم‌افزار حسابداری شرکتی چیست؟ و چه نوع نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکار ما مناسب است؟ در این مطلب قصد داریم به تمام این سؤال‌ها پاسخ دهیم.
نرم‌افزار حسابداری شرکتی چیست؟
با رواج و توسعه صنعت نرم‌افزار، علم حسابداری نیز دچار تحولات گسترده و عمیقی شده است. حسابداران باتجربه به‌خوبی به خاطر دارند که در گذشته حسابداری فقط به دفترنویسی محدود می‌شد. دفاتری فیزیکی مانند دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر معین، دفتر مشتریان، دفتر ثبت ورود و خروج پرسنل، دفتر انبار و سایر دفاتر که باید ابتدای سال مالی توسط حسابدار رسمی شرکت به سازمان امور مالیاتی تحویل می‌شد و پس از پلمپ، وقایع مالی به‌صورت روزانه در آن‌ها ثبت می‌گردید.
نرم‌افزار حسابداری شرکتی کلیه امور شرکت اعم از حسابداری، خرید، فروش، خزانه، تولید، حقوق و دستمزد را مدیریت می‌کند. ناگفته پیداست که چنین سیستمی علاوه بر خطاپذیری بالا، رنج‌ها و مشقات فراوانی را به حسابداران تحمیل می‌کرد. اما عصر حاضر، عصر گسترش نرم‌افزار است. با ظهور نرم‌افزارهای مختلف، کسب‌وکارها نیز متحول شدند. یکی از نرم‌افزارهای مهم سازمانی، نرم‌افزار حسابداری است.
نخستین نرم‌افزارهای حسابداری برای نگاهداری حساب‌های معین و کل به وجود آمدند و بیشتر شبیه به یک پایگاه داده برای نگهداری اطلاعات بودند تا یک سیستم هوشمند مالی. اما به‌سرعت توسعه پیدا کردند و قابلیت‌هایی نظیر ثبت اسناد حسابداری، دفترنویسی و گزارش‌گیری نیز به آن‌ها افزوده شد. در گام بعدی، نگهداری موجودی، عملیات بازرگانی و فروش، سیستم بهای تمام‌شده و حقوق و دستمزد نیز به نرم‌افزارها اضافه گردید تا تمامی فرآیندهای مالی به‌صورت سیستماتیک انجام شود.
امروزه همه شرکت‌ها برای بهینه کردن فرآیند ثبت و تحلیل اطلاعات مالی خود بر اساس ماژول‌های مورد نیازشان، از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. تصور اجرای سیستم حسابداری بدون نرم‌افزار، برای هر حسابدار یا مدیر مجموعه، امری غیرممکن است.
این نرم‌افزارها می‌توانند به دو صورت آنلاین یا نصبی بر روی سرور محلی مورد استفاده قرار گیرند. با توجه به گسترش اینترنت و نیاز به هماهنگی بین واحدهای مختلف، بسیاری از نرم‌افزارهای نصب‌شده نیز از طریق ریموت و اینترنت قابل دسترسی هستند.
تفاوت نرم‌افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی
شرکت‌های کوچک و بزرگ بسته به نیاز خود از نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند. ممکن است یک شرکت کوچک نیازی به ماژول تولید یا بهای تمام‌شده نداشته باشد، یا مجموعه‌ای با پرسنل محدود نیازی به ماژول حقوق و دستمزد نداشته باشد. این موضوع باعث می‌شود در هزینه خرید نرم‌افزار صرفه‌جویی شود.
اما فروشگاه‌ها پیچیدگی‌های مالی شرکت‌ها را ندارند. در سیستم فروشگاهی، تمرکز بر روی فاکتور خرید و فروش و مانده حساب مشتریان است. مثلاً در فروشگاه‌ها معمولاً انبار فیزیکی وجود ندارد و نیاز به ثبت برگه‌های رسید یا حواله انبار نیست. بنابراین نرم‌افزارهای فروشگاهی تنها بر ماژول‌های حسابداری مالی و بازرگانی تمرکز دارند و در رده نرم‌افزارهای پایین‌رده قرار می‌گیرند.
انواع نرم‌افزار حسابداری شرکتی
به طور کلی نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی با توجه به نوع فعالیت شرکت‌ها به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:
نرم‌افزار حسابداری تولیدی:
در این نوع نرم‌افزار، ماژول تولید یا بهای تمام‌شده اهمیت زیادی دارد. با استفاده از آن می‌توان هزینه مواد اولیه، دستمزد مستقیم و غیرمستقیم، نرخ ضایعات و سود حاصل از تولید را محاسبه کرد.نرم‌افزار حسابداری بازرگانی:
در نرم‌افزارهای بازرگانی، ماژول خرید و فروش محور اصلی است. قابلیت‌هایی مانند ثبت فاکتور، برگشت از خرید و فروش، محاسبه پورسانت فروشندگان و پیش‌فاکتور آنلاین از ویژگی‌های آن است.نرم‌افزار حسابداری خدماتی:
این نوع نرم‌افزار بر ثبت هزینه‌ها و درآمد حاصل از خدمات متمرکز است و معمولاً ماژول انبار در آن وجود ندارد.نرم‌افزار حسابداری پیمانکاری:
ویژه شرکت‌های پیمانکاری است که فعالیت آن‌ها مبتنی بر پروژه است. این نرم‌افزارها امکان ثبت اطلاعات مالی به تفکیک هر پروژه را فراهم می‌کنند و تفضیلی شناور نقش مهمی در آن‌ها دارد.
چه نرم‌افزاری برای کسب‌وکار من مناسب است؟
یکی از اشتباهات رایج در خرید نرم‌افزار، عدم توجه به نیاز واقعی شرکت است. برخی کسب‌وکارهای کوچک نرم‌افزارهای گران‌قیمت می‌خرند که امکانات آن‌ها بلااستفاده می‌ماند و برخی شرکت‌های بزرگ نیز نرم‌افزارهای ساده‌ای انتخاب می‌کنند که پاسخگوی نیازشان نیست.
برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب، باید به سطح کدینگ، ماژول‌ها و امکانات ویژه توجه داشت. به عنوان مثال، ممکن است یک شرکت بازرگانی در ظاهر فعالیتی مشابه فروشگاه داشته باشد، اما به‌دلیل گستردگی شرکای تجاری و تنوع محصولات، نیازمند نرم‌افزار حسابداری شرکتی است نه فروشگاهی.
در نتیجه، انتخاب صحیح نرم‌افزار حسابداری می‌تواند نقش مهمی در بهبود عملکرد مالی، دقت گزارش‌گیری و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی داشته باشد و یکی از ارکان اصلی موفقیت هر سازمان محسوب می‌شود.
